Van geen tijd naar tijd in 8 stappen

Wanneer je idee over wat je moet doen niet past op je idee van wat je kunt doen, dan ontstaat het gevoel dat je geen tijd hebt. Dat leidt tot gevoelens van onrust, haast en gejaagdheid.

Een praktische en effectieve manier om dit aan te pakken zijn de volgende 8 stappen:

1. Schrijf op hoeveel tijd je vandaag beschikbaar hebt om je werk te doen

De tijd die je op een dag ter beschikking hebt is altijd beperkt en het is belangrijk om je van die beperking bewust te zijn. Bovendien is dit het referentiepunt voor wat je feitelijk kunt doen. Noteer deze tijd bij voorkeur in minuten: een werkdag van 8 uur is 480 minuten, etc..

2. Schrijf op wat je vandaag allemaal wilt doen

Noteer alles wat je vandaag wilt doen. Kleine zaken, grote zaken, zakelijk, prive, gewoon alles. Maak je niet druk om belangrijkheid of prioriteit. Focus op wat je vandaag wilt doen, om welke reden dan ook.

3. Wees zo gedetailleerd mogelijk

Schrijf alles op en probeer dat zo gedetailleerd mogelijk te doen. ‘E-mail beantwoorden’, bijvoorbeeld is vaak te grofmazig. Aan de andere kant is het ook niet nodig om elk e-mailtje apart te noteren. Sta gewoon even stil bij, bijvoorbeeld, de e-mails die je vandaag wilt versturen en je zult merken dat er zich een paar aandienen. Die noteer je apart.

4. Schat voor elke activiteit in hoeveel tijd je daarvoor nodig denkt te hebben

Alles wat we doen kost tijd. Alles. Tegelijkertijd hebben we soms de neiging te denken dat we iets kunnen doen zonder dat dat tijd kost. Door systematisch aan alles wat je wilt doen ook een inschatting van de tijd die je er voor nodig denkt te hebben toe te voegen ontwikkel je een steeds verfijnder gevoel voor hoeveel tijd het kost om iets te doen, wat het ook is.

5. Houdt bij hoeveel tijd dat in totaal is

Veel kleine taken die voor je gevoel geen tijd kosten of mogen kosten nemen bij elkaar al gauw een hoop tijd.

6. Check of dat niet meer is dan de tijd die je vandaag aan je werk kunt besteden

Door de totale tijd van de afzonderlijke taken samen te vergelijken met de tijd die je vandaag te besteden hebt kun je op een concrete wijzen controleren of  je eigen idee van wat je vandaag moet doen is afgestemd op je idee van wat je vandaag kunt doen.

7. Check voor elke activiteit of de tijd die je er aan besteedt overeenkomt met de tijd die je had ingeschat

Door consequent te checken of de tijd die we feitelijk aan een taak besteden overeenkomt met de tijd die we voor die taak hadden ingeschat trainen we ons vermogen om steeds realistischer in te schatten hoeveel tijd we nodig hebben om iets gedaan te krijgen. Daardoor zullen we steeds beter weerstand kunnen bieden aan onze neiging om deze tijd te laag in te schatten. En dat zal er toe leiden dat we  ons idee van wat we moeten doen beter kunnen afstemmen op ons idee van wat we kunnen doen.

8. Rond de dag af

Wanneer is je werk klaar? Wat is daarvoor jouw criterium? Vanuit een bepaald perspectief beschouwd is je werk nooit klaar. Lange termijn doelen, targets, projecten, je zult ze niet vandaag af hebben. En op het moment dat je ze wel af hebt, dienen zich weer nieuwe doelen en targets aan. Je kunt er daarom geen criterium aan ontlenen voor je tevredenheid vandaag.

Het is belangrijk om vaak, als het even kan elke dag, tevreden te zijn over het werk dat je hebt gedaan. Tevredenheid is een momentopname. En zoals elk gevoel komt het en gaat. De oefening is om voor onszelf die omstandigheden te creeren die ons in staat stellen om elke dag opnieuw tevredenheid te ervaren. Daarom is belangrijk om je werk elke dag op de juiste manier af te ronden. Afronden wil niet zeggen net zo lang doorgaan totdat al je werk af is. Je rondt af door aan het einde van de dag al je taken langs te lopen. De taken die je hebt afgemaakt heb je al afgevinkt, en de taken die je niet hebt afgemaakt, of waar je niet aan bent toegekomen plan je in voor een andere dag en vink je vervolgens ook af.